ZAPYTANIE   OFERTOWE nr ZUK.271.ZO.5.2018

 

POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO POD NAZWĄ „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie poniżej i powyżej 350 g oraz ich ewentualnych zwrotów dla Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce w 2019 roku”

prowadzonego w trybie zapytania ofertowego.

WARTOŚĆ SZACUNKOWA ZAMÓWIENIA- PONIŻEJ 30 000 EURO NETTO

 

I.       NAZWA  I   ADRES   ZAMAWIAJĄCEGO:

Nazwa Zamawiającego:            Zakład Usług Komunalnych w Jabłonce

REGON:                                         492812099

NIP:                                               735-28-56-459

Miejscowość                                Jabłonka

Adres:                                           ul. 3-go Maja 1 pok. nr 107

Tel.                                                 018 26 111 37

Fax.                                               018 26 524 68

Strona internetowa:                 www.jablonka.pl

e-mail                                           Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Godziny urzędowania:   w poniedziałki od 8.⁰⁰ do 16.⁰⁰,

od wtorku do piątku, w godzinach 7.³⁰ - 15.³⁰

 

 II.    . TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Zamawiający prowadzi niniejsze postępowanie w formie uproszczonej – zapytania ofertowego.

Zgodnie z  art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia – Prawo Zamówień  Publicznych – w przypadku udzielania zamówień, których wartość  nie przekracza wyrażonej  w złotych równowartości  kwoty  30.000 euro nie mają zastosowania przepisy wspomnianej  ustawy.

 

III. . MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA:

1. Strona internetowa Gminy Jabłonka:www.jablonka.pl/Zamówienia Publiczne/Postępowanie do 30 000 euro.

2. Biuletyn Informacji Publicznej Województwa Małopolskiego https://bip.malopolska.pl/zukomunalnych
3. Tablica ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego            w Urzędzie Gminy Jabłonka.

 

IV.  ZAKRES RZECZOWY PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamawiający zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym o cenę realizacji usługi pn.: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie poniżej i powyżej 350 g oraz ich ewentualnych zwrotów dla Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce w 2019 roku.

 

Wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia

1.  Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów na rzecz Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce w okresie od dnia 2 stycznia 2019 r do dnia 31 grudnia 2019 r
2. Usługi stanowiące przedmiot zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w szczególności ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1481) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 2018 poz. 1025 z późn.zm. tj.) oraz Kodeksu postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 z późn. zm.).
3. Zamawiający informuje, iż świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym obejmuje zarówno przesyłki pocztowe w kategorii wagowej do 350 g jak i w kategorii wagowej powyżej 350 g.
4. Przez przesyłki pocztowe, stanowiące przedmiot zamówienia rozumie się przesyłki listowe (gabaryt A i B):

1) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii;

2) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii;

3) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;

4) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;

5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru;

6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru;

7) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie Wykonawca ponosi odpowiedzialność       do wysokości wartości przesyłki podanej przez Zamawiającego.

 

Wymiary przesyłek standardowych:

• maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm,
• minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; (wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/-2 mm)

 

GABARYT A to przesyłki o wymiarach:

• maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm,
• minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm.

 

GABARYT B to przesyłki o wymiarach:

• maksimum – suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm,
• minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm.

Masa: do 2 kg.

 

1. Przez paczki pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia rozumie się paczki (gabaryt A i B):

1) ekonomiczne – paczki nie będące paczkami najszybszej kategorii;

2) priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii;

3) paczki z zadeklarowaną wartością – paczki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością;

4) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

 

Wymiary paczek:

• maksimum – długość + obwód (mierzony w innym kierunku niż długość) = maksymalnie 300 cm,
• minimum – 9 cm x 14 cm (strona adresowa) z tolerancją +/-2 mm

 

GABARYT A to paczka o wymiarach:

–        długość = maksymalnie 60 cm, szerokość = maksymalnie 50 cm, wysokość = maksymalnie 30 cm,

 

GABARYT B to paczka o wymiarach:

–        jeżeli choć jeden wymiar: długość > 60 cm lub szerokość > 50 cm lub wysokość > 30 cm.

Maksymalna masa: 10 kg.

priorytet – adresat otrzyma list w następnym dniu roboczym po dniu nadania (D+1) pod warunkiem nadania do godziny 15:00

ekonomia – adresat otrzyma list w ciągu trzech dni roboczych po dniu nadania (D+3)

Przesyłki zagraniczne

Priorytet:

 o  w krajach strefy A (Europa łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem) do trzeciego dnia roboczego po dniu nadania (D+3),

o  w krajach strefy B (Ameryka Północna, Afryka), C (Ameryka Południowa, Środkowa i Azja), D (Australia i Oceania) do piątego dnia roboczego po dniu nadania (D+5).

Ekonomia –  zostanie doręczony w krajach europejskich do szóstego dnia roboczego po dniu nadania (D+6).

 

1. Usługa świadczenia usług pocztowych realizowana będzie codziennie w dni robocze Zamawiającego, tj.: poniedziałek - piątek.
2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego.
3. Wykonawca, który nie dysponuje placówką nadawczą na terenie miejscowości Jabłonka, zobowiązany będzie do:

1) dostarczania przesyłek codziennie do godz. 10:00 od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych) .

2)  odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego (sekretariat) w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00 – 14:30 (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych) a w przypadku pilnej potrzeby w innych godzinach ustalonych telefonicznie z Wykonawcą.

1.  Nadanie przesyłek stanowiących przedmiot zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W takim przypadku usługi pośrednictwa winny być wkalkulowane w cenę jednostkową netto przedstawioną przez Wykonawcę w ofercie, zgodnie z oświadczeniem znajdującym się w pkt. 7 Formularza Ofertystanowiącego Załącznik nr 1.
2. Przekazywanie pokwitowania odbioru przez adresata przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po doręczeniu. Przekazywanie zwrotów przesyłek pocztowych.
3. Przyjęcie przesyłek do nadania przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych)             oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony pisemnie Zamawiającemu przez Wykonawcę najpóźniej w terminie podpisania umowy.
4. Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczania przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy, pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę                w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości     u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórnie zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru         w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.
5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych (np. w przypadku przesyłek priorytetowych Wykonawca zapewnia np. stosowną nalepkę).Ze względu na specyfikację przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę ustawowych wymogów.
6. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach listowych i paczkach nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawcze dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO) oraz nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę
7. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek.
8.  Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:

1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi dla Zamawiającego i stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek;

2) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego  przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony  dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi dla Zamawiającego i stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.

1. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
2. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem    do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.
3. Do przesyłek wychodzących z Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce używane będą koperty i opakowania własne Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie przez Wykonawcę w momencie jej otrzymania od Zamawiającego.
4. Zamawiający wymaga pod Wykonawcy zapewnienie bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnie z KPA.
5. Zamawiający dopuszcza usługę pośrednictwa w zakresie nadawania przesyłek terminowych, w związku z czym oferty mogą składać wszyscy zainteresowani Wykonawcy.
6. Zamawiający nie dopuszcza podziału wolumenu nadawanych przesyłek na przesyłki doręczane na terenie województwa małopolskiego i pozostałe.
7. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi przekazywania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych Zamawiającemu, przez 5 dni     w tygodniu, tj.: od poniedziałku do piątku.
8. Przesyłki pocztowe będą opłacane w formie opłat skredytowanych z dołu zgodnie  z zapisami projektu umowy stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
9. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy.

13. Wykonawca powinien określić cenę jednostkową brutto każdej przesyłki pocztowej i każdego zwrotu, wymienionych w zestawieniu rodzajowym stanowiącym Załącznik     nr 1 do niniejszego zapytania.

1. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowaną usługę zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi przez Wykonawcę. Jeżeli całkowita wartość zrealizowanego zamówienia będzie niższa od ceny ofertowej brutto, to Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za niezrealizowaną część usługi.
2. Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia.
3. Wykonawca wskaże numery telefonów kontaktowych i numery faks oraz inne ustalenia niezbędne dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia w tym wskaże przedstawiciela Wykonawcy, który będzie pełnił rolę Opiekuna klienta w stosunku  do Zamawiającego.
4. Bieżące ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia (za wyjątkiem ustaleń finansowych) uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy - opiekunem klienta.
5. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1481)
6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.

UWAGA!!! Zamawiający nie dopuszcza obciążania np. blaszkami przesyłek przez Wykonawcę

1. Zamówienie powinno być zrealizowane zgodnie z następującymi przepisami:

– ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1481)

- Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r w sprawie reklamacji usługi pocztowej

– międzynarodowych przepisów pocztowych: ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona w dniu 08.11.2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206 poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 108 poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych (Dz. U. z 2007 r. Nr 108 poz. 745) - w przypadku usług pocztowych        w obrocie zagranicznym,

– innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie obowiązujących ustaw

1. W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru /ZPO/, Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem terminów i w trybach określonych w przepisach:

–        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa /Dz. U. z 2018 r. poz. 800 tj.;

–        ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 z późn. zm.)

–        ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 2018 poz. 1025 z późn.zm. tj.)

–        ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi /Dz. U. z 2018 r. poz. 1302 tj./.

Termin wykonania zamówienia od dnia 2 stycznia 2019 roku do 31.12.2019 roku.

Nomenklatura Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV):

64.11.00. 00-0 usługi pocztowe

64.11.20.00 -4 usługi pocztowe dotyczące listów

64.11.30.0    -1 usługi pocztowe dotyczące paczek

 

 

V.    TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia 2 stycznia 2019 roku do 31 grudnia 2019 roku

 

VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: do godziny 12:00 dnia 30.11.2018r.

 

1. W przypadku, gdy możecie Państwo zrealizować w/w zamówienie prosimy o wypełnienie formularza oferty i formularza cenowego oraz  zaparafowanie projektu umowy stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego oraz dołączenie wymaganych dokumentów o których mowa poniżej w punkcie nr 2                                          i przesłania/dostarczenia  ich  na adres Zamawiającego w formie pisemnej (adres ul. 3-go Maja 1, 34-480 Jabłonka, pokój nr 107, lub drogą elektroniczną w formie zeskanowanej na adres zTen adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.  do godziny 12:00 dnia 30.11.2018 roku.
2. Oferta powinna zawierać:

1)      Formularz oferty i formularz cenowy wg załączonego wzoru – Załącznik nr 1i Załącznik nr 2 ma być:

–        opatrzony pieczątką firmową,

–        posiadać datę sporządzenia,

–        zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer NIP, numer telefonu,

–        podpisana czytelnie przez wykonawcę

–         cena brutto winna zawierać wszystkie koszty i składniki do wykonania zamówienia

2)      Zaparafowany projekt umowy- Załącznik nr 3

3)      Dokument potwierdzający uprawnienie do występowania w obrocie prawnym   (np. wypis z CEIDG lub KRS).

4)      Oferta powinna zawierać pełnomocnictwo – jeżeli umocowanie osoby podpisującej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty(w formie oryginału).

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zamówienia w przypadku jeśli oferowana cena przekroczy wysokość środków przeznaczonych przez Zamawiającego     na realizację zamówienia.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.  Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który zaoferuje najniższą cenę realizacji przedmiotowego zamówienia (cena jest jedynym kryterium oceny złożonych ofert). CENA 100%.

VII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY:

1. O wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz określi termin podpisania umowy.
2. Szczegółowe informacje związane z wszelkimi formalnościami, jakie powinny zostać dopełnione w celu zawarcia umowy udziela przedstawiciel Zamawiającego:   Mirosław Karkos- Inspektor w  Zakładzie Usług Komunalnych, pok.  nr  107,                  w godz. pracy Urzędu Gminy, tel. 182611137.
3. Realizacja oferty nastąpi na podstawie zaakceptowanej przez obie strony umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania.

 

Załączniki do zapytania ofertowego nr ZUK.271.ZO.5.2017

 

Załącznik Nr 1 -  Formularz oferty

Załącznik Nr 2  - Formularz cenowy

Załącznik Nr 3-   Projekt umowy

 

Jabłonka, dnia 23 listopada 2018 roku.                                                                                                                                                                                                                                                  

 

Zamawiający

Kierownik Zakładu Usług Komunalnych

Piotr Pukowski