ZAPYTANIE OFERTOWE nr ZUK.271.ZO.5.2019
POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO POD NAZWĄ „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce w 2020 roku”
prowadzonego w trybie zapytania ofertowego.
WARTOŚĆ SZACUNKOWA ZAMÓWIENIA- PONIŻEJ 30 000 EURO NETTO
I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:
Nazwa Zamawiającego: Zakład Usług Komunalnych w Jabłonce
REGON: 492812099
NIP: 735-28-56-459
Miejscowość Jabłonka
Adres: ul. 3-go Maja 1 pok. nr 107
Tel. 018 26 111 37
Fax. 018 26 524 68
Strona internetowa: www.jablonka.pl
e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Godziny urzędowania: w poniedziałki od 8.00 do 16.00,
od wtorku do piątku, w godzinach 7.30 - 15.30
II . TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamawiający prowadzi niniejsze postępowanie w formie uproszczonej – zapytania ofertowego.
Zgodnie z art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia 29 stycznia – Prawo Zamówień Publicznych – w przypadku udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro nie mają zastosowania przepisy wspomnianej ustawy.
III.. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA:
- Strona internetowa Gminy Jabłonka:
www.jablonka.pl/Zamówienia Publiczne/Postępowanie do 30 000 euro.
- Biuletyn Informacji Publicznej Województwa Małopolskiego https://bip.malopolska.pl/zukomunalnych
- Tablica ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego w Urzędzie Gminy Jabłonka.
IV. ZAKRES RZECZOWY PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamawiający zwraca się do Państwa z zapytaniem ofertowym o cenę realizacji usługi pn.: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce w 2020 roku.
Wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów na rzecz Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce w okresie od dnia 2 stycznia 2020 r do dnia 31 grudnia 2020 r
- Usługi stanowiące przedmiot zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w szczególności ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r. (T.J. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145 z późn.zm.) oraz Kodeksu postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (T.J. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 z późn. zm.).
- Do wymienionych usług według tabeli zestawienia rodzajowego przesyłek- formularz cenowy – załącznik 2 stasuje się poniższe wymiary przesyłek listowych:
FORMAT S to przesyłki o wymiarach:
MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm
MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm
FORMAT M to przesyłki o wymiarach:
MINIMUM wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm
MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm
FORMAT L to przesyłki o wymiarach:
MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm
MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm
- Usługa świadczenia usług pocztowych realizowana będzie codziennie w dni robocze Zamawiającego, tj.: poniedziałek - piątek.
- Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego.
- Nadanie przesyłek stanowiących przedmiot zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W takim przypadku usługi pośrednictwa winny być wkalkulowane w cenę jednostkową netto przedstawioną przez Wykonawcę w ofercie, zgodnie z oświadczeniem znajdującym się w pkt. 7 Formularza Oferty stanowiącego Załącznik nr 1.
- Przekazywanie pokwitowania odbioru przez adresata przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po doręczeniu. Przekazywanie zwrotów przesyłek pocztowych.
- Przyjęcie przesyłek do nadania przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony pisemnie Zamawiającemu przez Wykonawcę najpóźniej w terminie podpisania umowy.
- Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczania przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy, pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórnie zawiadomienie po upływie 7-go dnia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.
- Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych (np. w przypadku przesyłek priorytetowych Wykonawca zapewnia np. stosowną nalepkę).Ze względu na specyfikację przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę ustawowych wymogów.
- Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach listowych i paczkach nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO) oraz nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę
- Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek.
- Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej, w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi dla Zamawiającego i stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek;
2) dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi dla Zamawiającego i stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
- Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
- Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.
- Do przesyłek wychodzących z Zakładu Usług Komunalnych w Jabłonce używane będą koperty i opakowania własne Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie przez Wykonawcę w momencie jej otrzymania od Zamawiającego.
- Zamawiający wymaga pod Wykonawcy zapewnienie bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnie z KPA.
- Zamawiający nie dopuszcza podziału wolumenu nadawanych przesyłek na przesyłki doręczane na terenie województwa małopolskiego i pozostałe.
- Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi przekazywania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych Zamawiającemu, przez 5 dni w tygodniu, tj.: od poniedziałku do piątku.
- Przesyłki pocztowe będą opłacane w formie opłat skredytowanych z dołu zgodnie z zapisami projektu umowy stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
- Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy.
13. Wykonawca powinien określić cenę jednostkową brutto każdej przesyłki pocztowej i każdego zwrotu, wymienionych w zestawieniu rodzajowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
- Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowaną usługę zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi przez Wykonawcę. Jeżeli całkowita wartość zrealizowanego zamówienia będzie niższa od ceny ofertowej brutto, to Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za niezrealizowaną część usługi.
- Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia.
- Wykonawca wskaże numery telefonów kontaktowych i numery faks oraz inne ustalenia niezbędne dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia w tym wskaże przedstawiciela Wykonawcy, który będzie pełnił rolę Opiekuna klienta w stosunku do Zamawiającego.
- Bieżące ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia (za wyjątkiem ustaleń finansowych) uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy - opiekunem klienta.
- Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.)
- Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
UWAGA!!! Zamawiający nie dopuszcza obciążania np. blaszkami przesyłek przez Wykonawcę
- Zamówienie powinno być zrealizowane zgodnie z następującymi przepisami:
- ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.)
- Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r w sprawie reklamacji usługi pocztowej
- międzynarodowych przepisów pocztowych: ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona w dniu 08.11.2007 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206 poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 108 poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych (Dz. U. z 2007 r. Nr 108 poz. 745) - w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym,
- innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie obowiązujących ustaw
- W ramach świadczenia usług pocztowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru /ZPO/, Wykonawca będzie realizował doręczanie tych przesyłek z zachowaniem terminów i w trybach określonych w przepisach:
- ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa /Dz. U. z 2019 r. poz. 900 tj.;
- ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (T.J.Dz. U. 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.)
- ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r. (T.J.Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 z późn.zm.)
- ustawy z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz niektórych innych ustaw /Dz. U. z 2019 r. poz. 934 tj./.
Termin wykonania zamówienia od dnia 2 stycznia 2020 roku do 31.12.2020 roku.
Nomenklatura Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV):
64.11.00. 00-0 usługi pocztowe
64.11.20.00 -4 usługi pocztowe dotyczące listów
-1 usługi pocztowe dotyczące paczek
V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: od dnia 2 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku
VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: do godziny 15:00 dnia 23.12.2019r.
- W przypadku, gdy możecie Państwo zrealizować w/w zamówienie prosimy o wypełnienie formularza oferty i formularza cenowego oraz zaparafowanie projektu umowy stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego oraz dołączenie wymaganych dokumentów o których mowa poniżej w punkcie nr 2 i przesłania ich na adres Zamawiającego drogą elektroniczną w formie zeskanowanej na adres zTen adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. do godziny 15:00 dnia 23.12.2019 roku.
- Oferta powinna zawierać:
- Formularz oferty i formularz cenowy wg załączonego wzoru – Załącznik nr 1 i Załącznik nr 2 ma być:
- opatrzony pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer NIP, numer telefonu,
- podpisana czytelnie przez wykonawcę
- cena brutto winna zawierać wszystkie koszty i składniki do wykonania zamówienia
- Zaparafowany projekt umowy- Załącznik nr 3 oraz klauzulę informacyjną – Załącznik 4
- Dokument potwierdzający uprawnienie do występowania w obrocie prawnym (np. wypis z CEIDG lub KRS).
- Oferta powinna zawierać pełnomocnictwo – jeżeli umocowanie osoby podpisującej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty(w formie oryginału).
- Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zamówienia w przypadku jeśli oferowana cena przekroczy wysokość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który zaoferuje najniższą cenę realizacji przedmiotowego zamówienia (cena jest jedynym kryterium oceny złożonych ofert). CENA 100%.
VII. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY:
- O wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz określi termin podpisania umowy.
- Szczegółowe informacje związane z wszelkimi formalnościami, jakie powinny zostać dopełnione w celu zawarcia umowy udziela przedstawiciel Zamawiającego: Mirosław Karkos- Inspektor w Zakładzie Usług Komunalnych, pok. nr 107, w godz. pracy Urzędu Gminy, tel. 182611137.
- Realizacja oferty nastąpi na podstawie zaakceptowanej przez obie strony umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania.
Załączniki do zapytania ofertowego nr ZUK.271.ZO.5.2019
Załącznik Nr 1 - Formularz oferty
Załącznik Nr 2 - Formularz cenowy
Załącznik Nr 4- Klauzula informacyjna.
Jabłonka, dnia 18 grudnia 2019 roku.
Zamawiający
Kierownik Zakładu Usług Komunalnych
Piotr Pukowski